L’élaboration d’un budget
Un budget prévisionnel est la transcription d’informations opérationnelles en informations financières. Il permet une représentation concrète du stage. En ce sens, établir un budget prévisionnel permet de fixer les idées et de stabiliser l’organisation. D’autre part, pour chaque demande de subvention, un budget prévisionnel sera nécessaire. Il est conseillé aux organisateurs d’avoir un dialogue régulier avec leurs partenaires accueillant les stages.
Une fois labellisés par le conseil scientifique, les stages académiques peuvent être subventionnés par le programme MathC2+ jusqu’à hauteur de 3 000 euros pour un stage non résident et 6 000 euros pour un stage résident. Ces subventions peuvent être utilisées soit pour lever les obstacles à la participation individuelle des stagiaires pour les postes transport ou hébergement, soit pour financer l’organisation matérielle des stages (rémunérations des intervenants, repas, location, etc.). La subvention sera versée par la Fondation au support financier organisateur.
Un budget c’est essentiellement un tableau, avec deux colonnes : dépenses et recettes.
Toutes les sections ne sont pas utiles à l’organisation d’un stage. Il faut prêter une attention toute particulière aux contributions volontaires en nature. Cette section est technique et sa bonne évaluation requiert de se référer à l’organisme d’accueil.
Pour ce qui concerne les dépenses, ce sont surtout les 4 lignes vertes qui seront utiles, ainsi que la ligne orange :
- il ne faut pas oublier de provisionner une petite somme dans la ligne Assurances ;
- les achats concernent des immobilisations pour le stage, ce sont des lignes aux sommes modiques lorsqu’elles doivent être remplies, elles recensent essentiellement des dépenses type « achat de papier vierge » ;
- la majeure partie des dépenses du stage (logement et restauration) se place dans la ligne Déplacements et missions (détails plus bas) ;
- les frais postaux contiennent leur fonction dans leur intitulé.
En ce qui concerne les recettes, l’éventail est plus large, les recettes peuvent avoir des provenances différentes, et le cadre est moins figé. Quelques dispositions formelles :
- les subventions doivent être classées selon leur provenance
De quoi a-t-on besoin pour formaliser un budget ?
Les sommes qui font le budget sont de deux types :
- les forfaits (animation, livraison d’un prestataire, etc.) ;
- les produits quantité x prix unitaire (logement, restauration, etc.).
Dans les deux cas, vous aurez besoin d’une vision complète de la façon dont le stage aura lieu, recensez les postes. Il faut toujours garder à l’esprit que les dépassement budgétaires viennent surtout des oublis, et peu des mauvais calculs, donc visez l’exhaustivité.
Pour ce qui est des forfaits, un contact avec quelques fournisseurs permettra d’obtenir un prix fiable.
Pour de qui est des prix unitaires, là aussi, un contact avec un fournisseur permettra de fixer ces éléments. Pour ce qui est des quantités, il faut compter avec un maximum raisonnable, c’est-à-dire une quantité qui a très peu de chances d’être dépassée mais qu’il est possible d’atteindre.
Une fois le budget établi, une bonne pratique consiste à visualiser le déroulement du stage en entier et à chaque moment, retrouver la ligne budgétaire où figure les dépenses associées à l’action.
Quels sont les règles et usages en vigueur ?
Il faut toujours garder à l’esprit qu’un budget est un cadre, une prévision. Il est impossible de prévoir exactement ce qui va être dépensé. Mais un budget doit avant tout être sincère, c’est-à-dire refléter la connaissance de ceux qui l’établissent.
Pour que cette notion de sincérité soit plus simple à gérer, il est efficace de commencer très tôt (dès que le déroulement du stage se fige) avec la colonne de dépenses. Ensuite il faudra réfléchir aux recettes à mobiliser pour équilibrer le budget.
L’idéal d’un budget est qu’il soit réalisé, mais chacun sait que nul n’est omniscient. Il faut alors que le budget soit prudent, qu’il y ait plus de chances de dépenser moins que de dépenser plus. Mais il ne faut pas tomber dans la dérive consistant à sur-chiffrer. Des marges d’erreur de 5 à 10% sont acceptables.
Un budget n’a pas vocation à être révisé de manière régulière : il faut avoir un premier jet très tôt, l’affiner en se confrontant aux réalités du terrain et avoir ainsi une première version. Il est possible d’établir une seconde version une fois les fournisseurs et prestataires fixés. Mais il est contre-productif de faire trop de versions intermédiaires. La stabilité d’un budget est gage de sécurité.
[table id=15 /]