Gestion administrative

Organiser un stage demande une certaine gestion. Rien de très long mais les exigences doivent être satisfaites pour la sécurité des élèves et des organisateurs.

Qui est l’organisateur ?

Les procédures varient beaucoup selon le type de personnalité morale de l’organisateur. Deux cas sont prépondérants.

Stage organisé par une association

Qu’il y ait hébergement ou non, il s’agit d’un accueil de mineurs. Il y a donc un certain nombre d’exigences légales à satisfaire. Le ministère en charge les tient à jour sur la page : http://www.jeunes.gouv.fr/ministere/actions-ministerielles/vacances-et-loisirs-collectifs/accueils-collectifs-de-mineurs/article/organisateurs-ce-qu-il-faut-savoir.

Stage organisé par un établissement public (Université, ESPE, etc.)

La plupart des normes sont similaires à celles des associations (les universités ne sont pas en première intention des lieux d’accueil de mineurs). Les informations sont aussi disponibles sur http://www.jeunes.gouv.fr/ministere/actions-ministerielles/vacances-et-loisirs-collectifs/accueils-collectifs-de-mineurs/article/organisateurs-ce-qu-il-faut-savoir.
Cependant, répondre aux exigences est généralement plus complexe que pour une association. La méthode la plus simple est de recenser vous-même les obligations, et de vous rapprocher de l’administration de votre établissement pour qu’il les remplisse (par rapport au fonctionnement type « association », ceci vous demande moins de temps, mais les délais de l’administration sont souvent plus longs).

Règles spécifiques à l’accueil des mineurs

Locaux et encadrement

La liste des locaux éligibles est tenue par le ministère en charge de la jeunesse (et ses directions départementales). Il faut vérifier que la capacité des locaux est compatible avec votre projet de stage.
Pour le nombre d’adultes et leurs qualifications, cela dépend à la fois de votre structure (université, association, etc.), du nombre et de l’âge des élèves. Pour les universités, l’administration saura vous informer. Pour les associations, les quotas sont définis nationalement, mais certaines associations ont des dispenses, vous devez vérifier au cas par cas.

Responsabilité civile

Une assurance est obligatoire si le stage est organisé par une personne privée (association, entreprise, etc.) afin de se prémunir contre les dommages que les élèves pourraient causer aux locaux ou aux autres personnes. Veillez à en avoir l’attestation.

Téléprocédure des accueils des mineurs

https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/#/

Il s’agit de la procédure de déclaration qui doit être effectuée avant le stage. Veillez à vous y inscrire le plus tôt possible. Certains organismes sont dispensés de déclaration, pensez à vérifier avant de vous lancer.
Les délais de la procédure sont assez larges. Aussi, il est possible que lorsque vous enregistrez votre stage, la plateforme vous dise qu’il est trop tard. Pas de panique, vous pouvez leur téléphoner et ils débloqueront votre accès. Vous devez prendre contact avec les services déconcentrés de l’État (direction départementale de la cohésion sociale/DDCS et direction départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations/DDCSPP). Pour aller au plus simple, téléphonez à la préfecture et demandez le service en charge de la déclaration des accueils de mineurs.

Autorisations de prise de vue et d’enregistrement de données personnelles

Ces documents permettent de concilier sereinement la protection de la vie privée des élèves et la communication autour de votre stage. Ce sont de petites formalités mais il ne faut surtout pas les oublier.
Vous pouvez télécharger un modèle ci-dessous.

Animath décline toute responsabilité sur la valeur légale des modèles et leur contexte d’utilisation. Ceci n’est qu’une aide et non un service.

Fiche sanitaire

La fiche sanitaire est un outil efficace et standardisé pour l’accueil de mineurs. Nous vous recommandons de l’utiliser. Pendant le stage, ayez les fiches toujours bien classées et à portée de main. Si un des élèves doit voir un médecin (ou un pharmacien), veillez à bien prendre la fiche pour la consultation. Un exemplaire est disponible ci-dessous.

Gestion des données concernant les élèves

Compte tenu des nouveaux règlements en termes de protection des données personnelles, et du caractère sensible de la personne d’un mineur, il convient de prendre certaines précautions. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour gérer les éléments facilement et correctement.

Documents médicaux

D’abord la fiche sanitaire, mais d’autres documents peuvent s’y ajouter.
Numérisez-les si vous les avez recueillis en format papier. Imprimez-les dans le cas contraire. Ayez toujours pendant le stage la possibilité de les avoir en papier et au format numérique.
Après le stage, détruisez l’intégralité des documents, format papier ET format numérique. Il n’est pas légal de les conserver outre mesure.

Autorisations de prise de vue et de collecte de données

À conserver aussi longtemps qu’elles sont valables, en format papier ou numérisé, vous avez le choix de ce qui est le plus pratique pour vous.

Coordonnées des participants

Demandez à les conserver grâce à l’autorisation. Vous pourrez vous en servir pendant la période définie et vous devrez les supprimer ensuite.

Vos tableaux de suivi, tableaux pédagogiques, etc.

Pour tout ce qui contient des données personnelles (nom, prénom et date de naissance sont tous les 3 des données personnelles).
Vous pouvez les conserver le temps couvert par l’autorisation s’ils vous sont utiles.
Dans la plupart des cas, les documents peuvent être anonymisés pour permettre de garder de quoi faire des statistiques sans avoir à maintenir de niveau de sécurité.

Quelle protection pour les données personnelles ?

La bonne réponse : dans un contenant verrouillé. Donc pour les documents papiers, dans une boîte à archives ou autre, mais fermant à clé. Pour les documents numériques, dans un espace de stockage sécurisé par un mot de passe et situé en Union Européenne (votre disque dur, un cloud en Europe).

Nota bene : le service Google Drive pour particuliers et gratuit héberge les données en dehors de l’Europe et ne convient donc pas à cet usage.

Important : les mêmes consignes s’appliquent à vos e-mails. Donc quand vous envoyez un fichier par mail, protégez-le avec un mot de passe et envoyez ce dernier par SMS au destinataire.

Si vous souhaitez protéger vos fichier avec un mot de passe, quelques exemples de logiciels :

Obtenir le label